Pianificare il tempo
Per gestire in modo efficace il tuo tempo è indispensabile pianificare gli obiettivi e le risorse da impiegare per raggiungerli. Devi anche conoscere i tuoi cicli fisici e mentali per suddividere il tuo lavoro in modo razionale. Il tempo impiegato per tracciare un piano di lavoro non è mai sprecato!
I PASSO
Quali obiettivi?
- Comincia a riflettere sugli obiettivi che ti interessa perseguire
- Cerca di capire se sono realistici oppure no.
- Puoi dividerli in obiettivi di breve o lungo termine, personali o di lavoro.
- Valuta le conoscenze o le capacità che ti servono per arrivare ad essi.
- Fissa un limite di tempo entro cui sarà realisticamente possibile raggiungerli.
- Ti può essere molto utile tracciare una specie di mappa in cui annotare le tappe più importanti e i mezzi utili per giungere al traguardo.
- Stabiliti gli obiettivi, il passo successivo consiste nel definire un ordine di importanza tra di essi.
- Concentrati su ciò che è immediato e necessario.
- Dividi secondo alcune categorie di importanza i compiti che devi affrontare di giorno in giorno.
- Delega ad altri i compiti meno importanti, che ti portano via tempo da dedicare agli obiettivi di priorità più alta.
- Cerca di essere pronto a ridefinire più volte le tue priorità in base alle informazioni e notizie ricevute.
II PASSO
Come gestire le proprie energie
Impara a conoscere i tuoi ritmi di attività, sia mentali sia fisici. Solo così potrai lavorare con maggiore efficienza.
Cerca di capire in quali momenti della giornata sei in grado di dare il meglio di te.
Prendi nota, ora per ora, del grado di stanchezza e della difficoltà del compito su cui lavorare. Mira ad un equilibrio: non ti dedicare ad attività troppo impegnative se sai di non avere abbastanza energie da spendere.
Ai compiti di minor importanza, dedica i momenti all'inizio o alla fine della giornata: di solito quelli in cui le tue prestazioni sono più basse (e la concentrazione è altrove...)
Impara a concederti una pausa durante i compiti più difficili.
Brevi interruzioni aiutano a mantenere alta la concentrazione e, dunque, a lavorare meglio.
La pianificazione annuale del tempo
Quante volte ti sei visto costretto a rifiutare nuovi lavori perché non sei stato capace di organizzare il tuo tempo?
E in quante occasioni hai avuto la sensazione di non farcela a portare a termine i tuoi impegni?
È decisivo imparare a pianificare la tua attività a lungo termine così da affrontare senza paura gli imprevisti.
I PASSO Come preparare una tabella annuale di lavoro
E' vero che molti impegni non si possono conoscere in largo anticipo, ma la tua attività ha sicuramente alcune fasi o appuntamenti che ricorrono di anno in anno. Una rappresentazione grafica di questi può aiutarti ad avere un'idea immediata degli impegni che il nuovo anno riserva.
Prepara una tabella seguendo i nostri consigli.
Dividi lo spazio della tabella mettendo in riga i vari aspetti del tuo lavoro ed in colonna i dodici mesi.
Prepara un elenco dei principali eventi che ti attendono in un anno: i viaggi d'affari, le conferenze, la redazione del bilancio ecc.
Per ogni voce, stima in base alle esperienze passate il tempo che queste attività occuperanno.
Colloca sulla tabella, prima di ogni altro, gli impegni la cui scadenza non dipende da te.
In base a questa prima collocazione, inserisci le attività sulle quali hai un certo margine di decisione.
Non condensare molti impegni in uno stesso periodo.
Osserva se in uno stesso mese si sono accavallati troppi impegni: se è così, non sarà il caso di spostarne alcuni?
Usa colori diversi per indicare le stime di tempo; puoi usare una scala di tinte per rendere con semplicità la durata di ogni impegno.
Non dimenticare di inserire anche i tuoi progetti personali; se non desideri che vada ad intralciare i tuoi affari, è meglio pianificare anche il tempo libero.
II PASSO
Come pianificare il tempo libero
Il manager non è fatto di solo lavoro! Non guardare alle pause dal lavoro come a periodi improduttivi! È vero il contrario: non si può lavorare bene senza avere le batterie cariche. E il tempo libero serve appunto a questo. Alcuni consigli?
Il tempo libero è sacro. Trova alcuni momenti della settimana o dell'anno in cui gli impegni d'ufficio possano un po' essere abbandonati. Assolutamente da evitare: portare pratiche a casa per il week-end!
Conduci una vita regolare: divertiti senza esagerare
Riduci lo stress facendo esercizio fisico o dedicando la tua attenzione ad un hobby rilassante.
Di certo c'è un libro che da tanto tempo vorresti leggere.
Concorda i momenti liberi con i colleghi, sarà meno difficile rilassarsi sapendo che qualcuno si sta comunque occupando degli affari.
Come filtrare ed ordinare le informazioni
Capita sempre più spesso di essere quasi sommersi dalle informazioni.
Ma non sempre è possibile passare al vaglio tutto ciò che giunge ai nostri occhi e alle nostre orecchie. È molto meglio assumere una strategia di gestione delle informazioni.
Ecco qualche consiglio per valutare rapidamente i documenti utili.
I PASSO Come esaminare le informazioni
Stabilisci un momento della tua giornata (meglio se al mattino) da dedicare alla lettura della corrispondenza.
A fine giornata esaminare le comunicazioni giunte nel frattempo alla tua scrivania.
Non avere troppa fretta di rispondere! E' meglio riflettere con pazienza.
Dai uno sguardo ai quotidiani principali ed esamina le riviste del tuo settore.
Se non hai tempo per tutti i documenti, raccogli quelli non letti in un apposito contenitore.
II PASSO Come assimilare le informazioni
Hai pochi minuti per esaminare una pratica che un collega ti ha appena portato. Come fare a capire se t'interessa realmente? Ecco alcune regole.
In primo luogo non disfarti di un messaggio finché non sei sicuro di averne assimilato il contenuto.
Se hai intravisto una certa utilità in ciò che hai letto o saputo, chiedi una copia personale e procedi alla sua archiviazione.
Cerca di capire cosa ti viene chiesto assieme al messaggio: è sufficiente assimilarlo oppure devi anche esprimere un'opinione?
Devi correggerlo, completarlo o ti puoi limitare a conservarlo nel tuo schedario?
III PASSO Come gestire i vari tipi d'informazione
Possiamo dividere le informazioni che circolano in ufficio in base al loro tipo.
Promemoria e rapporti interni. Circolano all'interno dell'azienda e passano di mano in mano anche diverse volte: devono muoversi rapidamente e con puntualità tra coloro a cui sono rivolti.
Fax e corrispondenza. In questo caso puoi anche essere il solo a leggere messaggi di questo tipo. Accertati se è opportuno che anche altri vengano a conoscenza del loro contenuto e archivia qualsiasi messaggio si riveli importante per la tua attività.
Posta elettronica. Se hai la casella di posta "intasata", leggi solo i messaggi che ti sembrano veramente importanti. Dopo aver letto, salva la lettera se credi sia meglio conservarla, altrimenti eliminala.
Quotidiani e riviste. Leggi con attenzione il sommario delle riviste per esaminare con pochi sguardi il contenuto. Passa in rassegna gli articoli più interessanti e, se necessario, fotocopia ed archivia. Puoi anche sottolineare i passaggi più importanti.
http://www.cambiolavoro.it/test/tempo/tempo.html
IO ho provato il test e sono risultato : SECONDA CLASSE ( ho un grosso difetto di accumulare troppi impegni e poi fare piazza pulita a pochi attimi dalla scadenza!!)
Sai di non essere un buon gestore del tuo tempo. Forse ci ha provato qualche volta ma poi hai abbandonato la partita convinto che gli eventi siano imprevedibili e ingestibili.
Riconquista la fiducia nella tua capacità di gestire il tempo e farai un balzo immediato nelle classi più elevate di autorganizzazione.
Comincia a tenere sotto controllo come impieghi il tuo tempo, quindi inizia a fare un elenco delle tue attività e tienile sotto controllo per 20 giorni. Registra a fine giornata quali hai rispettato e quali no. Dopo quattro settimane avrai un quadro chiaro e questo sarà il tuo punto di partenza per il miglioramento.
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